Mae Chwaraeon Cymru wedi ymrwymo i ddelio'n effeithiol ag unrhyw bryderon neu gwynion sydd gennych chi am ein gwasanaeth. Ein nod ni yw egluro unrhyw faterion nad ydych yn siŵr yn eu cylch. Os yw'n bosib, byddwn yn gwneud iawn am unrhyw gamgymeriadau rydym wedi'u gwneud efallai. Byddwn yn darparu unrhyw wasanaeth y mae gennych hawl iddo yr ydym wedi methu ei ddarparu. Os ydym wedi gwneud rhywbeth o'i le, byddwn yn ymddiheuro ac, os yw'n bosib, byddwn yn ceisio gwneud pethau'n iawn. Rydym hefyd yn anelu at ddysgu oddi wrth ein camgymeriadau a defnyddio'r wybodaeth a gawn i wella ein gwasanaethau.
Pryd i ddefnyddio'r polisi hwn
Pan fyddwch yn mynegi eich pryderon neu'n cwyno i ni, byddwn fel arfer yn ymateb yn y ffordd rydym yn egluro isod. Weithiau, efallai y byddwch chi’n pryderu am faterion nad ydyn ni’n penderfynu arnynt, e.e. materion sydd o fewn cylch gorchwyl sefydliadau eraill fel UK Sport neu Gymdeithasau Olympaidd neu Baralympaidd Prydain, a byddwn wedyn yn eich cynghori ar sut i fynegi eich pryderon.
Hefyd, nid yw’r polisi hwn yn berthnasol os yw’r mater yn ymwneud â Rhyddid Gwybodaeth neu Ddiogelu Data. O dan yr amgylchiadau hyn, dylech gysylltu â Swyddog Rhyddid Gwybodaeth Chwaraeon Cymru (E-bost: [javascript protected email address] neu ysgrifennu at Y Swyddog Rhyddid Gwybodaeth, Chwaraeon Cymru, Gerddi Sophia, Caerdydd, CF11 9SW).
Datrys yn anffurfiol
Os yw'n bosib, rydym yn credu ei bod yn well delio â phethau ar unwaith yn hytrach na cheisio eu datrys yn nes ymlaen. Os oes gennych chi bryder, soniwch amdano gyda'r person rydych yn delio ag ef. Bydd ef neu hi’n ceisio ei ddatrys i chi ar unwaith. Os nad yw’r aelod o staff yn gallu helpu, bydd yn egluro pam ac wedyn gallwch ofyn am broses ffurfiol.
Sut i fynegi pryder neu gŵyn yn ffurfiol
Gallwch fynegi eich pryder mewn unrhyw un o'r ffyrdd isod.
- Gallwch ofyn am gopi o'n ffurflen gan y person rydych eisoes mewn cysylltiad ag ef. Dywedwch wrtho eich bod am i ni ddelio â'ch pryder yn ffurfiol.
- Gallwch gysylltu â'n pwynt cyswllt canolog ar gyfer cwynion ar ein rhif ffôn cyffredinol 0300 300 3111 os ydych chi eisiau gwneud cwyn dros y ffôn.
- Gallwch ddefnyddio'r ffurflen ar ein gwefan ni yn www.sport.wales
- Gallwch anfon e-bost atom ni ar [javascript protected email address]
- Gallwch ysgrifennu llythyr atom ni yn y cyfeiriad canlynol - Swyddog Cwynion Cwsmeriaid, Chwaraeon Cymru, Gerddi Sophia, CaerdyddCF11 9SW
Ein nod ni yw sicrhau bod ffurflenni pryderon a chwynion ar gael ym mhob un o'n canolfannau gwasanaeth a'n mannau cyhoeddus.
Mae copïau o'r polisi hwn a'r ffurflen gwyno ar gael yn y Gymraeg ac yn Saesneg.
Delio â’ch pryder
- Byddwn yn cydnabod eich pryder yn ffurfiol o fewn 5 diwrnod gwaith ac yn rhoi gwybod i chi sut rydym yn bwriadu delio ag ef.
- Byddwn yn gofyn i chi ddweud wrthym sut hoffech i ni gyfathrebu â chi a sefydlu a oes gennych unrhyw ofynion penodol – er enghraifft, os oes gennych chi anabledd.
- Byddwn yn delio â'ch pryder mewn ffordd agored a gonest.
- Byddwn yn sicrhau nad yw eich ymwneud â ni yn y dyfodol yn dioddef mewn unrhyw ffordd dim ond am eich bod wedi mynegi pryder neu wneud cwyn.
Fel rheol, dim ond os byddwch yn dweud wrthym amdanynt o fewn chwe mis y byddwn yn gallu edrych ar eich pryderon. Y rheswm am hyn yw am ei bod yn well ymchwilio i'ch pryderon tra mae’r materion yn dal yn ffres ym meddwl pawb.
Efallai, fel eithriad, y byddwn yn gallu edrych ar bryderon y tynnir ein sylw atynt yn hwyrach na hyn. Fodd bynnag, bydd rhaid i chi roi rhesymau cadarn i ni ynghylch pam nad ydych wedi gallu tynnu ein sylw atynt yn gynharach a bydd rhaid i ni gael digon o wybodaeth am y mater i ganiatáu i ni ei ystyried yn briodol. (Gydag unrhyw ddigwyddiad, waeth beth fo'r amgylchiadau, ni fyddwn yn ystyried unrhyw bryderon am faterion a ddigwyddodd fwy na thair blynedd yn ôl.)
Os ydych chi’n mynegi pryder ar ran rhywun arall, bydd rhaid i ni gael ei gytundeb i chi weithredu ar ei ran.
Beth os oes mwy nag un corff dan sylw?
Os yw eich cwyn yn cynnwys mwy nag un corff (e.e. Chwaraeon Cymru a Chorff Rheoli Chwaraeon Cenedlaethol) byddwn fel arfer yn gweithio gyda hwy i benderfynu pwy ddylai arwain wrth ddelio â'ch pryderon. Wedyn, cewch enw'r person sy'n gyfrifol am gyfathrebu â chi wrth i ni ystyried eich cwyn.
Os yw'r gŵyn yn ymwneud â chorff sy'n gweithio ar ein rhan, er enghraifft, cwmnïau ar gontract gennym ni, efallai yr hoffech godi'r mater yn anffurfiol gyda hwy i ddechrau. Fodd bynnag, os ydych eisiau mynegi eich pryder neu'ch cwyn yn ffurfiol, byddwn yn ymchwilio i hyn ein hunain ac yn ymateb i chi.
Ymchwiliad
Byddwn yn dweud wrthych pwy ydym wedi gofyn iddynt ymchwilio i'ch pryder neu'ch cwyn. Os yw eich pryder yn syml, byddwn fel arfer yn gofyn i rywun o'r gwasanaeth ymchwilio iddo a dod yn ôl atoch chi. Os yw'n fwy difrifol, efallai y byddwn yn defnyddio rhywun o ran arall o’r sefydliad neu, mewn rhai achosion, gallwn benodi ymchwilydd annibynnol.
Byddwn yn nodi i chi ein dealltwriaeth o’ch pryderon ac yn gofyn i chi gadarnhau ein bod wedi eu deall yn iawn. Byddwn hefyd yn gofyn i chi ddweud wrthym pa ganlyniad rydych chi'n gobeithio amdano.
Fel rheol, bydd angen i'r person sy'n edrych ar eich cwyn weld y ffeiliau sydd gennym sy'n berthnasol i'ch cwyn. Os nad ydych eisiau i hyn ddigwydd, mae'n bwysig eich bod yn dweud wrthym.
Os oes ateb syml i'ch problem, efallai y byddwn yn gofyn i chi a ydych yn fodlon derbyn hyn. Er enghraifft, os ydych chi wedi gofyn am wasanaeth a’n bod yn gweld ar unwaith y dylech fod wedi'i gael, byddwn yn cynnig darparu'r gwasanaeth yn hytrach nag ymchwilio a llunio adroddiad.
Byddwn yn ceisio datrys pryderon cyn gynted â phosib ac yn disgwyl delio â'r mwyafrif helaeth o fewn 20 diwrnod gwaith. Os yw eich cwyn yn fwy cymhleth, byddwn yn gwneud y canlynol:
- rhoi gwybod i chi yn ystod y cyfnod hwn pam ein bod yn credu y gall gymryd mwy o amser i ymchwilio
- dweud wrthych faint o amser rydym yn disgwyl iddo ei gymryd
- rhoi gwybod i chi ble rydym wedi cyrraedd gyda'r ymchwiliad, a
- rhoi diweddariadau rheolaidd i chi, gan gynnwys dweud wrthych chi a oes posib i unrhyw ddatblygiadau newid ein hamcangyfrif gwreiddiol.
Bydd y person sy'n ymchwilio i'ch pryderon chi’n ceisio sefydlu'r ffeithiau i ddechrau. Bydd graddfa'r ymchwiliad hwn yn dibynnu ar ba mor gymhleth a pha mor ddifrifol yw'r materion rydych chi wedi'u codi. Mewn achosion cymhleth, byddwn yn creu cynllun ar gyfer yr ymchwiliad.
Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn gofyn am gyfarfod â chi i drafod eich pryderon. O bryd i'w gilydd, gallem awgrymu cyfryngu neu ddull arall o geisio datrys anghydfod.
Byddwn yn edrych ar y dystiolaeth berthnasol. Gallai hyn gynnwys ffeiliau, nodiadau sgyrsiau, llythyrau, negeseuon e-bost neu beth bynnag a allai fod yn berthnasol i'ch pryder penodol chi. Os bydd angen, byddwn yn siarad â'r staff neu eraill sy'n gysylltiedig ac yn edrych ar ein polisïau ac unrhyw hawl a chanllawiau cyfreithiol.
Canlyniad
Os byddwn yn ymchwilio'n ffurfiol i'ch cwyn, byddwn yn rhoi gwybod i chi beth rydym wedi'i ganfod yn unol â'ch dull cyfathrebu dewisol. Gallai hyn fod drwy lythyr neu e-bost, er enghraifft. Os bydd angen, byddwn yn llunio adroddiad hirach. Byddwn yn egluro sut a pham y gwnaethom ein casgliadau.
Os gwelwn ein bod wedi gwneud camgymeriad, byddwn yn dweud wrthych beth a pham y digwyddodd hynny. Byddwn yn dangos sut effeithiodd y camgymeriad arnoch chi.
Os gwelwn fod bai ar ein systemau ni neu'r ffordd rydym yn gwneud pethau, byddwn yn dweud wrthych beth ydyw a sut rydym yn bwriadu newid pethau i'w atal rhag digwydd eto.
Os byddwn yn anghywir, byddwn bob amser yn ymddiheuro.
Gwneud Pethau’n Iawn
Os na wnaethom ddarparu’r gwasanaeth y dylech fod wedi'i gael, byddwn yn ceisio ei ddarparu nawr os yw hynny'n bosib. Os na wnaethom rhywbeth yn dda, byddwn yn ceisio gwneud iawn am hynny. Os ydych chi wedi bod ar eich colled o ganlyniad i gamgymeriad ar ein rhan ni byddwn yn ceisio eich rhoi’n ôl yn y sefyllfa y byddech wedi bod ynddi pe baem wedi gwneud pethau'n iawn.
Os oedd rhaid i chi dalu am wasanaeth eich hun, pan ddylech fod wedi cael y gwasanaeth gennym ni, neu os oedd gennych chi hawl i gyllid ond na wnaethoch ei dderbyn, byddwn fel rheol yn ceisio gwneud iawn am yr hyn rydych chi wedi'i golli.
Ombwdsmon
Os na fyddwn yn llwyddo i ddatrys eich cwyn, cewch gwyno wrth Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Mae'r Ombwdsmon yn annibynnol ar holl gyrff y llywodraeth a gall ymchwilio i'ch cwyn os ydych yn credu eich bod chi'n bersonol, neu'r person rydych yn cwyno ar ei ran:
- wedi cael triniaeth annheg neu dderbyn gwasanaeth gwael oherwydd rhywfaint o fethiant ar ran y corff oedd yn ei ddarparu
- wedi wynebu anfantais bersonol oherwydd methiant gwasanaeth neu wedi cael triniaeth annheg.
Mae'r Ombwdsmon yn disgwyl i chi ddod â'ch pryderon i'n sylw ni i ddechrau a rhoi cyfle i ni gywiro pethau. Gallwch gysylltu â'r Ombwdsmon ar:
- ffôn: 0845 601 0987
- e-bost: [javascript protected email address]
- y wefan: www.ombudsman-wales.org.uk
- ysgrifennu at: Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
1 Ffordd yr Hen Gae, Pencoed CF35 5LJ
Hefyd mae sefydliadau eraill sy'n ystyried cwynion. Er enghraifft, Bwrdd yr Iaith Gymraeg am wasanaethau yn y Gymraeg. Gallwn eich cynghori am sefydliadau o'r fath.
Dysgu gwersi
Rydym yn cymryd eich pryderon a'ch cwynion o ddifrif ac yn ceisio dysgu oddi wrth unrhyw gamgymeriadau rydym wedi'u gwneud. Mae ein huwch dîm rheoli’n ystyried crynodeb o'r holl gwynion bob chwarter yn ogystal â manylion am unrhyw gwynion difrifol. Mae ein Bwrdd hefyd yn ystyried ein hymateb i gwynion ddwywaith y flwyddyn o leiaf.
Os oes angen newid, byddwn yn datblygu cynllun gweithredu sy'n nodi'r hyn y byddwn yn ei wneud, pwy fydd yn ei wneud a phryd rydym yn bwriadu ei wneud. Byddwn yn rhoi gwybod i chi pan fydd newidiadau rydym wedi'u haddo wedi'u cwblhau.
Beth os bydd arnaf i angen help?
Bydd ein staff yn ceisio eich helpu chi i roi gwybod i ni am eich pryderon. Os oes angen cymorth ychwanegol arnoch chi, byddwn yn ceisio eich rhoi mewn cysylltiad â rhywun a all helpu.
Gallwch hefyd ddefnyddio'r polisi pryderon a chwynion hwn os ydych chi dan 18 oed. Os oes angen help arnoch chi, gallwch siarad â rhywun ar y Llinell Gymorth Meic (ffôn 080880 23456, www.meiccymru.org) neu gysylltu â Chomisiynydd Plant Cymru. Dyma’r manylion cyswllt:
0808 801 1000
[javascript protected email address]
| Llewwellyn House, Habourside Road, Port Talbot, SA13 1SB |
Beth rydym yn ei ddisgwyl gennych chi
Mewn cyfnod o anawsterau neu ofid, gall rhai pobl weithredu’n gwbl groes i’w cymeriad. Efallai bod amgylchiadau gofidus neu anodd yn arwain at bryder neu gŵyn. Nid ydym yn ystyried bod ymddygiad yn annerbyniol dim ond am fod rhywun yn gadarn neu'n benderfynol.
Rydym yn credu bod gan bob achwynydd yr hawl i gael ei glywed, ei ddeall a'i barchu. Fodd bynnag, rydym hefyd yn ystyried bod gan ein staff yr un hawliau. Felly, rydym yn disgwyl i chi fod yn gwrtais ac yn fonheddig wrth ddelio â ni. Ni fyddwn yn goddef ymddygiad ymosodol neu sarhaus, gofynion afresymol na dyfalbarhad afresymol. Mae gennym bolisi ar wahân i reoli sefyllfaoedd pan rydym yn teimlo bod gweithredoedd rhywun yn annerbyniol.