Er mwyn i glwb lwyddo a bod yn gynaliadwy, rhaid i’r cyllid sy’n dod gan yr aelodau ac o ffynonellau eraill gael ei ddefnyddio’n ddoeth ac yn effeithiol. Dyma pam mae llywodraethu ariannol yn flaenoriaeth fawr.
Beth Mae Llywodraethu Cyllid Clwb yn ei Gynnwys?
- Yr unigolion priodol yn ymwneud â’r materion ariannol
- Y strwythur priodol gydag awdurdod a dirprwyo priodol
- Y dulliau rheoli a’r gweithdrefnau priodol yn eu lle
- Yr wybodaeth briodol i wneud penderfyniadau effeithiol
Yr Unigolion Priodol
Y brif rôl ariannol yn y clwb yw rôl y Trysorydd. Mae hon yn rôl hanfodol felly mae’n bwysig eich bod yn recriwtio rhywun trefnus a hyderus i ddelio â ffigurau a rheoli arian.
Beth Mae Rôl y Trysorydd yn ei Gynnwys?
Mae’r Trysorydd yn gyfrifol am gyllid y clwb ac mae’n gweithredu fel prif swyddog ariannol y clwb. Gall ei ddyletswyddau gynnwys y canlynol ond nid ydynt yn gyfyngedig i’r rhain:
- Paratoi’r cyllidebau
- Rhoi trefn ar faterion ariannol, gan gynnwys bancio incwm, talu anfonebau a monitro’r cyfrif banc a’r llif arian
- Paratoi adroddiadau ariannol y clwb a’u cyflwyno i’r pwyllgor
- Rhoi arweiniad i’r pwyllgor ar reoli cyllid
- Cyfrifoldeb am weithdrefnau a phrosesau ariannol
Mwy o wybodaeth am ddisgrifiad swydd Trysorydd ar gael yma.
Y Strwythur Priodol
Er bod rôl y Trysorydd yn bwysig, dim ond un rhan o strwythur llywodraethu ariannol y clwb yw’r rôl yma. Rhaid i chi sicrhau nad yw un person ar ei ben eu hun yn gallu cyflawni trafodion ariannol ar ran y clwb o’r dechrau i’r diwedd. Rhaid i chi sefydlu rhai mesurau diogelu.
Mewn sefydliad bach, fel clwb, gall hyn fod yn anodd ei gyflawni. Dyma rai pethau i’w hystyried:
- Penodi deiliaid cyllidebau gyda chyfrifoldeb am reoli cyllidebau
- Pennu lefelau awdurdod gwariant cyfyngedig
- Sefydlu is-bwyllgor cyllid i fonitro cyllid y clwb yn fanylach
- Sicrhau bod y pwyllgor yn deall ac yn adolygu’r cyllid mae’n gyfrifol amdano yn y pen draw
Mae’n syniad da creu siart yn dangos eich strwythur ariannol fel bod pawb yn ymwybodol o’r rhan maen nhw’n ei chwarae.
Y Dulliau Rheoli Priodol
Bydd cael y strwythur priodol yn ei gwneud yn haws i chi sefydlu’r gweithdrefnau a’r dulliau rheoli priodol fel eich bod yn lleihau pob risg ac yn helpu i sicrhau nad yw eich clwb yn wynebu anawsterau ariannol.
Dylid amlinellu’r prosesau hyn yn glir yn eich gweithdrefnau ariannol fel bod y bobl yn eich clwb yn ymwybodol ac yn gallu cydymffurfio.
Esiamplau o Weithdrefnau a Dulliau Rheoli:
- Incwm ariannol yn cael ei lofnodi gan ddau unigolyn
- Mae cyfyngiadau ar gyfer awdurdodi gwariant
- Mae’r Cadeirydd yn adolygu’r cysoni yn y banc gan y Trysorydd (dyma’r gwahaniaeth rhwng y balans yn y banc a’r swm cyfatebol sydd i’w weld yng nghofnodion cyfrifyddu’r clwb ei hun)
- Cedwir dogfennau (fel anfonebau a derbynebau ac ati)
- Rheoli gwrthdaro buddiannau
Yr Wybodaeth Briodol
Bydd cyflwyno’r wybodaeth ariannol briodol mewn cyfarfodydd pwyllgor yn sicrhau bod y penderfyniadau cywir yn cael eu gwneud wrth feddwl am gyllid y clwb.
Dylai’r Trysorydd baratoi adroddiad ariannol yn rheolaidd a dylai gynnwys y canlynol:
- Cyfrif Incwm a Gwariant, sy’n cael ei gymharu â’r gyllideb
- Mantolen – yn dangos asedau ac atebolrwydd y clwb
- Unrhyw wybodaeth arall a ystyrir yn angenrheidiol, e.e. rhagolygon llif arian, manylion am ddyledwyr a chredydwyr
Hefyd dylid anfon yr Adroddiad Cyllid at bob aelod o’r pwyllgor cyn y cyfarfodydd, fel bod digon o amser ar gyfer craffu a chwestiynau.
Er enghraifft, efallai y gofynnir y canlynol:
- Oes unrhyw gostau heb eu talu eto ond a ddylid eu cynnwys yn y datganiadau ariannol?
- Ydych chi wedi cynnwys unrhyw daliadau sydd heb glirio yn y cyfrif banc eto?
- Oes unrhyw incwm heb ei fancio y mae’n rhaid rhoi cyfrif amdano?
Os nad yw’r eitemau hyn wedi’u cynnwys, bydd sefyllfa ariannol y clwb yn edrych yn well nag ydyw mewn gwirionedd. Gall hyn arwain at wneud penderfyniadau gwael, fel cymeradwyo gwariant ychwanegol sy’n gadael y clwb â phrinder arian yn gyffredinol.