Cynllunio olyniaeth

Dyma’r cyntaf o ddau adnodd sydd wedi’u cynllunio i helpu i arwain y broses o gynllunio olyniaeth mewn perthynas ag aelodau bwrdd. Fel yr ail, sy’n ymwneud â staff, nid yw’n gyfres anhyblyg o reolau; mae wedi’i gynllunio i’ch helpu chi i ofyn y cwestiynau cywir. Mae'r un yma’n dechrau gyda sicrhau eich bod yn deall yr hyn sydd gennych eisoes - gwirio telerau aelodau'r Bwrdd i weld beth all fod angen ei newid ar unwaith a chynnal asesiad risg. Mae cael hyn yn iawn yn bwysig iawn i wneud yn siŵr bod yr holl gamau pellach yn seiliedig ar wybodaeth gymaint â phosibl.

Yr ail brif gam yw cynnal asesiad sgiliau i ddarparu tystiolaeth o ba sgiliau a allai fod ar goll a sut gallai fod angen i gynllun olyniaeth ymgorffori’r sgiliau hynny neu sgiliau gwahanol yn y dyfodol.

Ar ôl hyn, bydd aelodau bwrdd newydd yn cael eu recriwtio ac yn cael eu sefydlu. Unwaith y bydd hyn wedi digwydd, maent yn eu tymor craidd cyn i’r broses gyfan ddechrau eto, gyda chefnogaeth iddynt ddod â’u hamser ar y bwrdd i ben yn gadarnhaol.

Swyddogaethau gweithredol / staff allweddol 

Mae’r nodiadau cyfarwyddyd hyn a’r adnodd diagnostig wedi’u darparu ar gyfer y Bwrdd ac Uwch Dimau. 

Mae Prif Weithredwyr neu debyg yn cyflwyno ‘risgiau’ olyniaeth allweddol eu hunain pan maent yn barod i adael a hefyd yn chwarae rhan bwysig wrth feddwl am gynlluniau a’u datblygu i sicrhau olyniaeth gadarnhaol mewn swyddi allweddol yn y sefydliad.

Mae cynllunio ar gyfer olyniaeth yn swyddogaeth allweddol ond yn aml gall gael ei hesgeuluso a gall ddigwydd ar sail adweithiol pan fydd rhywun ar fin gadael, neu wedi gadael eisoes hyd yn oed. Mae hyn yn mynd i fod yn arbennig o bwysig mewn rhai meysydd o sgiliau arbenigol – er enghraifft diogelu a chyllid. Er mwyn lleihau'r risg o adael ar fyr rybudd mewn meysydd fel hyn:

• dylid storio gwybodaeth allweddol mewn man hygyrch a chanolog,
• dylid dewis dirprwy lle bo modd,
• dylai sefydliadau ystyried ‘gefeillio’ â sefydliad arall i rannu swyddi ac arbenigedd.

Wrth wynebu cynllunio olyniaeth adweithiol, dyma rai cwestiynau defnyddiol y gallai sefydliad eu hystyried: 

1. Pe bai X yn gadael y sefydliad fory, pwy fyddai'n ysgwyddo’r cyfrifoldeb am ei rôl wrth geisio dod o hyd i rywun arall yn ei le? Oes ganddynt y sgiliau, y wybodaeth a'r arbenigedd i wneud hyn?
2. Sut byddem yn sicrhau bod ein haelodaeth / cyfranogwyr / gweithlu yn cael eu cefnogi yn y maes hwn o Lywodraethu yn ystod cyfnod o absenoldeb?
3. Ydi ein gweithlu / aelodaeth / cyfranogwyr yn gwybod beth yw'r broses pan nad yw X yn bresennol? Sut ydyn ni'n cyfathrebu hyn?

Mae golwg fwy rhagweithiol ar gynllunio olyniaeth, gan gynnwys adnabod risgiau a’r mathau o sgiliau y bydd eu hangen yn y dyfodol, yn rhan bwysig o sefydliad effeithiol. Mae datblygu cynllunio olyniaeth rhagweithiol yn allweddol i sefydliad effeithiol sy’n cael ei lywodraethu yn dda.

Dyma rai cwestiynau allweddol y gall uwch aelodau o staff a Byrddau eu hystyried wrth drafod sut i ddatblygu cynllun olyniaeth:

1. Pa dueddiadau sy'n bodoli yn y sefydliad – am ba mor hir mae pobl yn aros fel rheol, beth yw'r ffactorau sy'n dylanwadu ar adael ac oes modd eu deall a chynllunio ar eu cyfer yn well?
2. Oes gan y sefydliad asesiad sgiliau staff cyfredol i'ch helpu i ganfod y bylchau presennol a lle gallai'r risgiau mwyaf fod? Sut mae hwn yn cael ei ddefnyddio?
3. Gall y ‘sgwrs adael’ fod yn arbennig o anodd gyda swyddi staff, ond sut mae’r uwch dîm a’r Bwrdd wedi meddwl yn ofalus am sut gallant greu amgylchedd lle gellir cynnal sgyrsiau aeddfed a pharchus am gynlluniau’r dyfodol?
4. Pa rwydweithiau cyfredol sydd gan y sefydliad i ddod o hyd i aelodau o staff y dyfodol? Sut gall y Bwrdd gyrraedd pobl newydd y tu hwnt i gysylltiadau presennol?
5. Pa strwythurau / cyfleoedd mewnol y gellid eu defnyddio i ddatblygu'n well y bobl sydd eisoes yn y tîm o staff (neu'n gweithredu fel gwirfoddolwyr) a allai lenwi swyddi allweddol yn y dyfodol?
6. Sut mae'r sefydliad ar hyn o bryd yn cysylltu trafodaethau ynghylch cynllunio olyniaeth ag arfer gorau (yn ogystal â gofynion penodol) ynghylch cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant (EDI)?
7. Ydi colli aelodau allweddol o staff a’u sgiliau yn ymddangos ar gofrestr risg y Bwrdd ar hyn o bryd? Sut mae cynllunio olyniaeth yn cael ei gynnwys mewn trafodaethau ehangach am risg?
8. Ydi data arolygon y staff yn cael eu hadolygu'n rheolaidd i dracio’r risgiau sy'n dod i'r amlwg ac i roi cynlluniau olyniaeth ar waith? Pa gamau sy’n cael eu cymryd i weithredu ar dueddiadau neu bryderon a nodir?

Dyma’r ail adnodd sydd wedi’i gynllunio i helpu i arwain y broses o gynllunio olyniaeth mewn perthynas â staff. Fel yr un Bwrdd, nid yw'n gyfres anhyblyg o reolau; mae wedi'i gynllunio i'ch helpu chi i ofyn y cwestiynau cywir. Mae'r un yma’n dechrau mewn man gwahanol - sefydlu staff. Mae cael hyn yn iawn yn bwysig iawn i gadw staff a galluogi iddyn nhw wneud cynnydd a gwneud cyfraniad cadarnhaol.

Unwaith y bydd y person yn ei rôl, dylai fod proses barhaus o gefnogaeth. O ran cefnogaeth gyffredinol ond hefyd rheoli perfformiad ac arfarnu ffurfiol. Ar gyfer y rhai mewn uwch swyddi, dylent fod yn meddwl am anghenion eu tîm, sut gallai dyfu a sut bydd angen adnewyddu a disodli swyddi efallai fel rhan o gynllun olyniaeth.

Y cam nesaf ar ôl hyn, gan fod yr ymgeisydd yn perfformio'n dda yn ei rôl yn ddelfrydol, yw dal ati i dracio’r sgiliau ar draws y tîm a sicrhau bod cynlluniau DPP da yn eu lle. Ochr yn ochr â hyn, dylai sgyrsiau agored ac aeddfed o ansawdd da am gynlluniau gyrfa yn y dyfodol fod yn digwydd a, lle bo angen neu lle bo modd, dylid creu cyflenwad o ymgeiswyr cadarn ar gyfer y dyfodol.

Yn gysylltiedig â hyn, un cam allweddol arall yw datblygu cynllun recriwtio pwrpasol a meithrin rhwydwaith i ddenu ymgeiswyr cadarn – gan gynnwys rhai o’r tu allan i’r sector ac o’r tu allan i Gymru.

Y cam craidd nesaf yw’r broses recriwtio, a dylai’r sawl sy’n gadael gael ei gefnogi hefyd i adael yn gadarnhaol, gan gynnwys cyfweliad gadael ffurfiol ac i’r gwersi sy’n deillio o’r broses hon gael eu cymhwyso.

Yn olaf, ac yn rhan o bob cam mae'r angen am gynllun EDI cynhwysfawr ac i hwn gael ei integreiddio ym mhob cam.

Os hoffech chi drafod cynllunio ar gyfer olyniaeth, neu gefnogaeth bellach bosibl, cysylltwch â’r Tîm Llywodraethu yn Chwaraeon Cymru.

Cynhyrchwyd y cyfarwyddyd ar y dudalen hon gan James Allen yn Counsel Ltd.