Rhoi Gwybod am Bryderon Lefel Is neu Arfer Gwael

Cynhyrchwyd y ddogfen hon mewn cydweithrediad â Chwaraeon Cymru, Ymddiriedolaeth Ann Craft (ACT) ac Uned Amddiffyn Plant mewn Chwaraeon yr NSPCC (CPSU)

Beth yw Diogelu?

Mae diogelu yn strwythurau a systemau i atal pobl rhag cael niwed; atal ac amddiffyn plant ac oedolion rhag cam-drin neu esgeulustod ac addysgu'r rhai o'u cwmpas i adnabod yr arwyddion a'r peryglon.

Mae'n gyfres o ymddygiadau ac arferion sy'n amddiffyn hawl person i fyw mewn diogelwch, yn rhydd o gam-drin ac esgeulustod.

Beth yw arfer gwael neu bryder ‘lefel is’?

Mae arfer gwael neu bryder ‘lefel is’ yn cyfeirio at ymddygiad unigolyn neu berson mewn swydd o gyfrifoldeb sy’n syrthio islaw safon ofynnol y sefydliad, fel arfer fel y disgrifir yng nghod ymddygiad neu god ymarfer y sefydliad.

Efallai na fydd yr ymddygiad yn beryglus ar unwaith neu'n fwriadol niweidiol, ond mae'n debygol o osod esiampl wael. Yn aml, ystyrir mater arfer gwael fel pryder lefel is, ond mae angen i'r sefydliad neu'r clwb ymateb yn briodol iddo o hyd.

Mae arfer gwael yn digwydd pan fydd staff neu wirfoddolwyr yn methu â darparu safon dda o ofal a chymorth. Mae'n digwydd pan fydd staff yn anwybyddu hawliau defnyddwyr gwasanaeth neu'n gwadu'r cyfle iddynt fwynhau bywyd cyffredin. Gall arfer gwael y caniateir iddo barhau achosi niwed a gall ddod yn gam-drin.

Pam mae’n bwysig rhoi gwybod am arfer gwael / pryder ‘lefel is’ a’i gofnodi?

Mae’n hanfodol bod y rhai sy’n ymwneud â chwaraeon a gweithgareddau corfforol yn deall bod angen herio pob pryder cyn gynted â phosibl er mwyn cywiro’r ymddygiad ac addysgu unigolion.

Y risg na fydd sefydliad yn derbyn adroddiadau o arfer gwael neu’n methu â’u rheoli’n briodol yw na ellir mynd i’r afael â phryderon lefel is cyn gynted â phosibl. Gall hyn gael effaith niweidiol ar y rhai dan sylw a gall alluogi i sefyllfa waethygu.

Gallwch ddarllen mwy am arfer gwael a phryderon lefel is ar Wefan CPSU. 

Cyfarwyddyd y Sector

Mae’r CPSU yn cynnig cyfarwyddyd ar y canlynol: 

• Rhannu gwybodaeth - sut i rannu pryderon a gwybodaeth diogelu yn ddiogel, sy'n cynnwys pa wybodaeth i'w rhannu, gyda phwy i'w rhannu a chynnig rhai awgrymiadau defnyddiol i'w cymryd a'u gweithredu o fewn sefydliad.
• Cam-drin plant mewn lleoliadau chwaraeon - y mathau o gam-drin a all ddigwydd a pha arwyddion i gadw llygad amdanynt mewn amgylchedd chwaraeon.
• Arfer Gwael / Pryderon Lefel Is – beth yw arfer gwael, y risgiau o beidio â rheoli arfer gwael ac adnoddau ategol, gan gynnwys; templed ffurflenni rhoi gwybod am ddigwyddiadau, Codau Ymddygiad enghreifftiol a chyfarwyddyd ar gyfer recriwtio mwy diogel.

Mae YAC yn argymell y cyfarwyddyd canlynol:  

• Fframwaith Cefnogi Cenedlaethol y Swyddfa Gartref – cyfarwyddyd ar ddarparu cymunedau mwy diogel a hyderus a chyngor ar rannu er diogelwch cymunedol
• Sefydliad Gofal Cymdeithasol er Rhagoriaeth (SCIE) – Rhannu Gwybodaeth: cefnogi gweithredu Deddf Gofal 2014

Enghreifftiau o arfer gwael / pryderon ‘lefel is’

Gall arfer gwael / pryderon lefel is gynnwys:

• ymddygiad anfwriadol neu ddifeddwl a all godi amheuon ynghylch cymhelliad neu sgil y person i weithio gyda phobl ifanc (neu oedolion) fel:
  • bod yn hwyr yn gyson i sesiwn hyfforddi maent yn gyfrifol amdano, gan adael plant yn aros ac mewn perygl
  • defnyddio dyfais symudol yn gyson yn ystod gweithgaredd hyfforddi a pheidio â rhoi'r sylw llawn sydd ei angen i'r cyfranogwyr
  • caniatáu i blant ddefnyddio iaith amhriodol heb eu herio
  • defnyddio enwau anwes fel ‘cariad’, ‘babi del’, ‘siwgr’ neu ‘bêb’
  • siarad yn uniongyrchol â gofalwyr / gweithwyr cymorth / aelodau o'r teulu am y person tra mae'r person yn bresennol - peidio â chyfarch y person yn y lle cyntaf waeth beth fo'r angen o ran gofal / cymorth.  
• ymddygiad a allai gael ei ystyried yn amhriodol yn dibynnu ar yr amgylchiadau fel:
  • cyffwrdd plentyn i'w leoli yn ystod sesiwn hyfforddi pan ellid gwneud hynny drwy gyfarwyddyd llafar neu arddangos
• ymddygiad sy'n mynd yn groes i god ymddygiad y sefydliad ond nad yw'n cyrraedd y trothwy ar gyfer ymchwiliad statudol, fel:
  • hyfforddi, dyfarnu a / neu wirfoddoli gydag arogl alcohol ar yr anadl
  • ysmygu neu regi o flaen plant
  • peidio â rhoi sylw dyledus i'r holl gyfranogwyr
  • dangos ffafriaeth
  • gweiddi'n ymosodol

Pam mae amrywiaeth yn bwysig mewn diogelu 

Y cysylltiadau rhwng cydraddoldeb, cynhwysiant a diogelu       

Gellir categoreiddio pryderon diogelu sy’n ymwneud ag amrywiaeth fel ‘lefel is’ neu ‘lefel uwch’ yn dibynnu ar ddifrifoldeb y risg. Yn gyffredinol, mae pryderon diogelu lefel is yn ymwneud ag ymddygiadau, agweddau neu arferion a all fod yn anfwriadol wahaniaethol neu waharddol ond nad ydynt yn fygythiad uniongyrchol o ran niwed. Gallai rhai enghreifftiau o bryderon diogelu lefel isel sy’n ymwneud ag amrywiaeth gynnwys:

• Micro-ymosodedd
• Diffyg Cynrychiolaeth
• Iaith Ansensitif
• Stereoteipio

Yn gyffredinol, efallai na fydd pryderon diogelu lefel is sy’n ymwneud ag amrywiaeth mor ddychrynllyd ar unwaith â phryderon lefel uwch fel cam-drin corfforol neu aflonyddu. Fodd bynnag, gallant barhau i gyfrannu at ddiwylliant o wahaniaethu ac eithrio a all arwain at ganlyniadau tymor hir difrifol. Mae’n hanfodol mynd i’r afael â’r pryderon hyn yn rhagweithiol a chreu amgylchedd croesawgar a chynhwysol i bawb.

Enghreifftiau o ddiogelu a chynhwysiant / eithrio     

Diogelu: 

• Archwiliadau cefndir: Mae sefydliadau chwaraeon yn aml yn gofyn i hyfforddwyr, swyddogion a gwirfoddolwyr gael archwiliadau cefndir i sicrhau nad oes ganddynt unrhyw hanes o weithgarwch troseddol neu gamymddwyn a allai achosi risg i gyfranogwyr.
• Codau ymddygiad: Mae sefydlu a gorfodi codau ymddygiad ar gyfer athletwyr, hyfforddwyr a staff yn helpu i hyrwyddo ymddygiad priodol ac atal gweithredoedd cam-drin neu niweidiol o fewn yr amgylchedd chwaraeon.
• Polisïau amddiffyn plant: Mae sefydliadau chwaraeon yn aml yn gweithredu polisïau amddiffyn plant cynhwysfawr sy'n amlinellu gweithdrefnau ar gyfer nodi, adrodd ac ymateb i achosion o gam-drin neu esgeuluso plant.
• Addysg a hyfforddiant: Mae darparu rhaglenni addysg a hyfforddiant ar gyfer hyfforddwyr, swyddogion a gwirfoddolwyr yn helpu i godi ymwybyddiaeth o faterion diogelu ac yn rhoi'r wybodaeth a'r sgiliau i unigolion atal ac ymateb i risgiau posibl.

Cynnwys / Eithrio: 

• Polisïau gwrth-wahaniaethu: Mae sefydliadau chwaraeon yn gorfodi polisïau llym yn erbyn gwahaniaethu ar sail hil, rhywedd, crefydd, anabledd, neu gyfeiriadedd rhywiol, gan sicrhau triniaeth deg a chyfartal i bawb sy'n cymryd rhan.
• Cyfleusterau hygyrch: Mae sicrhau bod cyfleusterau chwaraeon yn hygyrch i unigolion ag anableddau drwy ymgorffori rampiau, codwyr, ystafelloedd ymolchi hygyrch, a mannau eistedd dynodedig yn galluogi pawb i gymryd rhan a mwynhau digwyddiadau chwaraeon.
• Cynhwysiant rhywedd: Mae hyrwyddo cynhwysiant rhywedd mewn chwaraeon yn cynnwys darparu cyfle cyfartal i athletwyr benywaidd, mynd i'r afael â gwahaniaethau ar sail rhyw, a herio stereoteipiau a rhagfarnau.
• Chwaraeon addasol: Mae cynnig rhaglenni a chystadlaethau chwaraeon addasol yn galluogi unigolion ag anableddau i gymryd rhan mewn gweithgareddau chwaraeon sydd wedi'u cynllunio'n benodol i ddiwallu eu hanghenion, gan hybu cynhwysiant, a gwella eu lles corfforol a meddyliol.

GDPR a Diogelu Data       

Mae cryn dipyn o fythau a gwybodaeth anghywir ynghylch y defnydd o wybodaeth bersonol ar gyfer diogelu a sut mae'n cyd-fynd â diogelu data. Mae llawer o sefydliadau chwaraeon y mae Chwaraeon Cymru wedi gweithio gyda nhw yn credu bod y GDPR yn eu hatal rhag cofnodi gwybodaeth bersonol diogelu at ddibenion diogelu, neu’n waeth byth, yn meddwl y gallant gael eu herlyn yn y pen draw.

Daeth y Rheoliad Cyffredinol ar gyfer Diogelu Data i rym yn 2018 ac mae’n datgan sut mae’n rhaid defnyddio data personol o fewn y gyfraith. Mae'r gyfraith yn nodi dau fath o wybodaeth bersonol; data ‘normal’ a ‘chategori arbennig’, ac mae’r ddau fath yn debygol o gael eu defnyddio mewn materion diogelu.

Er mwyn deall sut mae diogelu data yn effeithio ar gadw cofnodion diogelu, mae'n bwysig deall y ddau fath o ddata.

Felly pam mae angen i ni wybod am ddata normal a data categori arbennig?

Mae’r GDPR yn nodi nifer o resymau (sy’n cael eu galw yn ‘amodau cyfreithlon’) lle gall sefydliad ddefnyddio gwybodaeth bersonol. Mae'r rhesymau hyn yn amrywio o ran a ydynt yn ddata normal neu gategori arbennig. Heb y rhesymau hyn, ni all unrhyw sefydliad gofnodi, storio na phrosesu gwybodaeth bersonol.

Oes modd i ni gofnodi gwybodaeth bersonol ar gyfer pryderon diogelu lefel is?

Yr ateb cryno yw oes, cyn belled â’ch bod yn dilyn rhagofalon synhwyrol a phrosesau gwneud penderfyniadau y mae posib eu hamddiffyn:

1. Nodi'r amod cyfreithlon sy'n eich galluogi i gofnodi a defnyddio gwybodaeth bersonol.

Bydd angen i chi sicrhau bod gennych amod cyfreithlon sy’n caniatáu i chi gofnodi, storio a defnyddio gwybodaeth bersonol.

Ar gyfer gwybodaeth categori normal, byddwch yn dibynnu ar yr amod cyfreithlon ‘mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn diogelu buddiannau hanfodol gwrthrych y data neu berson arall’ (neu Erthygl 6.1.(d) i roi ei deitl priodol iddo) .

Ar gyfer gwybodaeth categori arbennig, byddwch yn dibynnu ar yr amod cyfreithlon 'mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol y rheolydd neu wrthrych y data ym maes cyflogaeth a nawdd cymdeithasol a chyfraith gwarchodaeth gymdeithasol' (neu Erthygl 9.2.(b) i roi ei deitl priodol iddo).

Dylid cynnwys yr amodau cyfreithlon hyn yn eich Cofnod o Weithgarwch Prosesu.

2. Oes modd i’r bobl rwyf yn storio eu gwybodaeth ar gyfer diogelu gael ei gweld?

Os ydych yn cadw gwybodaeth am berson mewn perthynas â diogelu, mae ganddynt nifer o hawliau y gallant eu harfer. Y rhain yw:

• Yr hawl i gael mynediad at yr wybodaeth
• Yr hawl i gywiro gwallau - gall hyn fod yn gymhleth mewn perthynas â diogelu, oherwydd gall unigolyn herio gwybodaeth a gedwir amdano, yn enwedig os yw'r wybodaeth yn anecdotaidd neu'n ddi-sail. Os gofynnir i chi newid gwybodaeth, argymhellir eich bod yn cysylltu ag YAC neu’r NSPCC am gyngor.

3. Sut ddylwn i gadw cofnodion neu nodiadau i gydymffurfio â’r GDPR? Ac am ba mor hir?

Wrth gadw nodiadau mewn perthynas â diogelu, mae'n bwysig eu bod yn cael eu storio yn rhywle diogel. Dim ond y bobl hynny sydd angen yr wybodaeth ddylai allu cael mynediad. Ar gyfer sefydliadau sy'n defnyddio Microsoft Office, mae gosod cyfrinair ar y ddogfen yn sicrhau bod gennych reolaeth dros bwy all gael mynediad iddi. Ni ddylid cadw dogfennau sy'n ymwneud â diogelu mewn ffolderi neu yriannau sy’n cael eu rhannu. Yn hytrach, dylid eu cadw mewn mannau diogel na all eraill gael mynediad iddynt.

Ar gyfer sefydliadau llai sy’n defnyddio dyfeisiau personol yn hytrach na dyfeisiau ‘corfforaethol’, dylech sicrhau bod cyfrinair neu nodweddion diogelwch eraill yn eu lle i atal eraill rhag gallu canfod ac agor y nodiadau.

Dylai eich sefydliad fod ag amserlen gadw sy'n nodi am ba mor hir y dylech gadw pob math o wybodaeth bersonol. Wrth benderfynu (a chofnodi) am ba mor hir y dylech gadw gwybodaeth ddiogelu, byddwch eisiau ystyried y ffaith y gall materion diogelu lefel isel gymryd amser i weithio drwyddynt. Gall cyfnod cadw o saith mlynedd fod yn ddefnyddiol.

Cyswllt Pellach

Os hoffech chi drafod pryderon lefel is ymhellach a pha gymorth a allai fod ar gael i’ch sefydliad, neu os oes gennych chi gwestiwn penodol ynghylch diogelu data a’r GDPR, mae croeso i chi gysylltu â:

Phil Stevens - Swyddog Diogelu Data Chwaraeon Cymru
[javascript protected email address]Mewn perthynas â Phryderon a Diogelu Data)

Clare Skidmore - Swyddog Datblygu Llywodraethu

[javascript protected email address](Mewn perthynas â Diogelu a Llywodraethu)