Cyfarfod o Fwrdd Chwaraeon Cymru ar ddydd Gwener 22 Medi 2023 ym Mhrifysgol Wrecsam

YN BRESENNOL: Y Farwnes Tanni Grey-Thompson (Cadeirydd), Pippa Britton (Is Gadeirydd), Ashok Ahir, Ian Bancroft, Hannah Bruce, Dafydd Davies, Delyth Evans, Nicola Mead-Batten, yr Athro Leigh Robinson, Judi Rhys, Alison Thorne, Martin Veale

STAFF: Brian Davies (PSG), Graham Williams, Emma Wilkins, Liam Hull, Rachel Davies, Owen Hathway, Owen Lewis, James Owens a Neil Emberton (Eitem 5.3), Joanne Nicholas (Eitem 5.4), Ellen Todd (Eitem 5.5), Amanda Thompson (cofnodion) 

Arsylwyr o Blith y Staff: Claire Barlow, Deborah Mahon, Steve Williams, Zaynub Akbar

Allanol: Neil Welch (Llywodraeth Cymru), Steve Wyndham (Archwilio Cymru) (Eitem 6.1), Eloise Stringemore (Step to Non Exec)

1. Croeso / Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Phil Tilley a Rajma Begum. Diolchodd y Cadeirydd yn ffurfiol i dri Aelod, Ashok Ahir, Alison Thorne a Pippa Britton, am eu hymrwymiad i'r Bwrdd yn ystod y chwe blynedd diwethaf. Llongyfarchodd Ian Bancroft hefyd ar ei benodiad yn Is Gadeirydd.

2. Datgan buddiannau (os ydynt yn newydd)

Delyth Evans, penodwyd fel Ymddiriedolwr Urdd Gobaith Cymru

Alison Thorne, penodwyd i Fwrdd Undeb Rygbi Cymru

Ian Bancroft, yn rhinwedd ei swydd fel Prif Weithredwr Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam. 

3. Cofnodion y cyfarfodydd diwethaf 

3.1 Cywiro cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Mai 2023

Ers i gofnodion cyfarfod y Bwrdd ar 12 Mai 2023 gael eu cymeradwyo a’u cyhoeddi ar-lein, roedd cywiriad wedi’i wneud a oedd bellach yn cael ei ddangos fel newid wedi’i dracio ar y cofnodion wedi’u cyhoeddi. Cymeradwywyd y testun wedi'i gywiro gan y Cadeirydd, yr Is Gadeirydd a'r PSG. Roedd yn ymwneud ag Eitem 5.2 Dadgydnabod Ju Jitsu Prydain – SW(23)16. Cytunwyd ar yr argymhelliad i ddadgydnabod BJJAGB gan Banel Cydnabod y DU. Byddai’r Aelodau’n aros i glywed barn Byrddau Cynghorau Chwaraeon eraill y Gwledydd Cartref cyn cyhoeddi eu penderfyniad.

3.2 Cofnodion y cyfarfod diwethaf a gynhaliwyd ar 7 Gorffennaf 2023, cofnod gweithredu a materion yn codi  

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol fel cofnod gwir a manwl gywir. Nid oedd unrhyw faterion yn codi. Roedd yr holl gamau gweithredu wedi'u cwblhau.

4. Adroddiad y Cadeirydd a'r Weithrediaeth – SW(23)28

Ychwanegodd y Prif Swyddog Gweithredol y canlynol at yr adroddiad:

  • Adolygiad URC – roedd Chwaraeon Cymru bellach wedi cael ei gyfweld ac roedd yr adolygiad yn tynnu at ei derfyn.
  • Bu’r cyfarfodydd diweddar gyda'r gwahanol Gomisiynwyr yn gynhyrchiol iawn. Cefnogodd y Comisiynydd Plant y cynnig Actif Bob Dydd. Roedd hi hefyd yn blaenoriaethu mynd i'r afael â materion teithio i bobl ifanc. Roedd ffocws y Comisiynydd Pobl Hŷn ar dlodi digidol ond gofynnodd hefyd am ddiwygio’r band oedran ar i fyny yn yr arolwg Traciwr Gweithgarwch a ddefnyddir gan Chwaraeon Cymru. Roedd Comisiynydd y Gymraeg yn awyddus i ragor o CRhC gyrraedd safon y Cynnig Cymraega byddai Chwaraeon Cymru yn codi hyn yng nghyfarfod nesaf Fforwm Prif Weithredwyr y CRhC.
  • Strategaeth DCMS a Chais am Dystiolaeth: Lansiodd Llywodraeth y DU, drwy DCMS, ei strategaeth ar 30 Awst, ‘Get Active: a strategy for the future of sport and physical activity’ a byddai Chwaraeon Cymru yn darparu tystiolaeth ar ryw ffurf ynghylch y tirlun integriti.
  • Strategaeth Tlodi Plant: Byddai Chwaraeon Cymru yn sicrhau ei bod yn cyd-fynd â'i gynllun busnes a'i amcanion ei hun er mwyn peidio â chreu unrhyw beth ar wahân.
  • Byddai digwyddiad TRARIIS yn cael ei gynnal ar-lein yn unig oherwydd streiciau rheilffordd arfaethedig.
  • Partneriaethau Chwaraeon: Roedd ffurfio Partneriaeth Chwaraeon Gorllewin Cymru yn newyddion gwych.
  • Staffio: Mae Owen Lewis wedi cael ei benodi yn Gyfarwyddwr Systemau Chwaraeon a Jess Williams yn Bennaeth Gwasanaeth a Datblygu Partneriaid. Byddai Liam Hull yn dechrau mewn swydd newydd gyda Chyngor Merthyr yn fuan ac roedd Amanda Thompson yn ymddeol ar ddiwedd mis Hydref.
  • Traciwr Gweithgarwch Cymru: y diweddariad cyntaf ers dechrau contract tair blynedd Savanta.
  • Gemau'r Gymanwlad: Roedd y CGF yn barod i ohirio'r Gemau nesaf tan 2027 os oedd angen wrth chwilio am leoliad yn lle Victoria. Fodd bynnag, roedd y gwledydd sydd eisiau cystadlu yn llai hoff o unrhyw oedi. Roedd y Gemau Ieuenctid diweddar yn llwyddiannus iawn.
  • Yng nghinio Oriel Anfarwolion Chwaraeon Cymru ym mis Medi croesawodd y Cadeirydd fwrdd o westeion benywaidd yn unig. Mae'r digwyddiad yn parhau i weithio ar fod yn fwy cynhwysol.
  • Uwchgynllunio systemau UK Sport – trafodaethau a fydd, gobeithio, yn arwain at gydweithredu gweithredol diriaethol, er bod gan y sefydliadau unigol amcanion gwahanol iawn. Mae angen i hyn gyd-fynd â gwaith arall. Byddai LR yn rhannu enghreifftiau o wasanaethau a rennir.

5.    Polisi a Strategaeth 

5.1 Gwerthuso Dull Buddsoddi a Sbardunir gan Ddata – SW(23)29

Roedd y papur hwn yn amlinellu cylch gwaith ac amcanion y gwerthusiad parhaus o'r Model Buddsoddi sy'n cyd-fynd â'r partneriaid yn y CRhC a sbardunir gan ddata. 

  • Unwaith y bydd y gwerthusiad wedi'i gwblhau, byddai'r canfyddiadau'n cael eu dadansoddi. Roedd y gwerthusiad hwn yn canolbwyntio ar effaith.
  • Yr asesiad effaith perthnasol oedd yr un a gwblhawyd ar gyfer y Model Buddsoddi.
  • Byddai camau 1 i 4 y cynnig yn cael eu rhannu gyda'r cynulleidfaoedd priodol yn y dyfodol ar yr amser priodol.
  • Canfuwyd lefel y risg yn flaenorol, er y gallai fod risg uwch pe bai unrhyw newid i setliad cyllideb Llywodraeth Cymru.
  • Y cam nesaf oedd gweithio ar negeseuon a rhannu gwybodaeth yn y dyfodol.

Cymeradwyodd yr Aelodau y dull gwerthuso. 

5.2 Cyfleuster CGChC yn y Dyfodol – Achos Busnes Amlinellol – SW(23)30

Cynhaliwyd sesiwn dwys y Bwrdd ar y pwnc hwn ar 1 Awst a thrafodwyd y papur yn llawn yng nghyfarfod Ymddiriedolaeth Cyngor Chwaraeon Cymru ar 22 Medi. Cymeradwyodd yr Aelodau yr Achos Busnes Amlinellol a'r cyfeiriad mae’n mynd iddo, cyflymder cynllunio'r prosiect a'r camau nesaf. 

5.3 Diweddariad Gwrth Gyffuriau – SW(23)31

Roedd y papur hwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith presennol mewn perthynas â gwrth gyffuriau mewn chwaraeon, yn benodol Polisi Gwrth Gyffuriau Cenedlaethol y DU a’i fframwaith sicrwydd. Cytunwyd y byddai Leigh Robinson yn parhau fel hyrwyddwr y Bwrdd tan ddiwedd ei thymor yn y swydd yn 2024 a byddai Nicola Mead-Batten yn cymryd lle Pippa Britton fel dirprwy arweinydd. Cynigiwyd hyfforddiant gan UKAD a chynhaliwyd cyfarfodydd misol a oedd yn cynnwys adolygu risg. Byddai grŵp mewnol Chwaraeon Cymru yn cael ei ddiwygio nawr. Cyfarfu'r grŵp yn flynyddol i adolygu sut roedd Chwaraeon Cymru yn bodloni'r gofynion.

5.4 Adolygiad Chwarter 1 Cynnydd a Dysgu Partneriaid – SW(23)32

Darparodd y papur hwn ddiweddariad o fis Ebrill i fis Mehefin ar gynnydd a dysgu partneriaid yn erbyn y fframwaith atebolrwydd. Y prif uchafbwynt oedd effaith y gwaith a sut roedd Chwaraeon Cymru yn cyflawni mewn ymateb. Y newid y gobeithiwyd amdano oedd i bartneriaid gydweithio mwy, gan rannu arfer gorau ac osgoi dyblygu. Bu cynnydd yn nifer y partneriaid sy'n defnyddio data a gwerthuso fel sail i’w dull o weithredu a chynhaliwyd adolygiadau perfformiad a strategaeth.

Roedd partneriaid wedi gofyn am fwy o gefnogaeth i gynorthwyo gyda datblygiad clwb cymunedol, a fyddai'n cael ymchwiliad pellach. Yng Nghanolbarth a Gorllewin Cymru roedd argraff na fyddai chwaraeon eisiau gweithio gyda'r awdurdodau lleol ac y byddai costau yn rhwystr i gyfranogiad. Byddai'r Partneriaethau Chwaraeon yn y rhanbarthau hynny yn chwilio am ystod fwy amrywiol o bartneriaid. Roedd y Ffermwyr Ifanc wedi tynnu sylw at ddiffyg gwasanaethau yn eu hardaloedd. Roedd chwaraeon yn teimlo ei bod yn heriol darparu gweithgarwch mewn ardaloedd llai poblog, yn enwedig yn wyneb costau cynyddol.

Roedd y prif risgiau'n ymwneud â phartneriaid yn cystadlu yn erbyn ei gilydd ac roedd rhai yn adrodd am brosesau beichus gyda diogelu, yr oedd angen eu dadansoddi ymhellach. Bu cynnydd yn nifer y llefydd gwag ar fyrddau gyda rhai partneriaid yn ei chael yn fwy anodd nag eraill i recriwtio. Parhaodd Chwaraeon Cymru i ddatblygu’r dull atebolrwydd o weithredu a byddai’r adroddiad hwn i’r Bwrdd yn parhau fel papur gwybodaeth.

Trafodwyd rôl Chwaraeon Cymru - ai galluogwr yn hytrach na darparwr oedd Chwaraeon Cymru - ac a ddylid caffael gwasanaethau ar ran eraill ar y cyd.

5.5 Undeb Biathlon Prydain – cydnabod – SW(23)33

Roedd y papur hwn yn gwneud argymhellion ar y cais am gydnabyddiaeth gan Undeb Biathlon Prydain (BBU). Roedd cydnabyddiaeth yn golygu y byddai clybiau'n gallu cael cymorth i sefydlu eu hunain a byddai corff rheoli cenedlaethol i weithio gydag ef yn y dyfodol. Ni allai'r gamp ddod o dan arweinyddiaeth chwaraeon eira oherwydd bod yr IOC yn datgan bod angen CRhC ar wahân ar gyfer pob camp annibynnol a gydnabyddir ar lefel Olympaidd / Baralympaidd. Roedd Chwaraeon Cymru wedi siarad â chynghorau chwaraeon y gwledydd cartref eraill. Cymeradwyodd yr aelodau yr argymhelliad i gydnabod BBN.

5.6 Treftadaeth Chwaraeon – cyflwyniad

Rhoddodd Pippa Britton gyflwyniad ar y prosiect Treftadaeth Chwaraeon a sefydlwyd yn 2006. Roedd y prosiect yn cynnwys cadwraeth cyflawniadau chwaraeon ar bob lefel ac fe'i ystyriwyd yn bwysig gan fod ganddo'r potensial i ddenu diddordeb gan bobl nad ydynt yn ymwneud â chwaraeon a'u hysbrydoli. Byddai’n ffordd dda o gysylltu’n ddigidol ag archifau lleol. Byddai Chwaraeon Cymru yn darparu eiriolaeth a chyllid torfol, yn hytrach na dod yn fuddsoddwr uniongyrchol.

6. Cyllid a Risg 

6.1 Cyfrifon Statudol – SW(23)34

Roedd yr adroddiad hwn yn cynnwys Cyfrifon Statudol 2022/23; CChC Cyfunol; Ymddiriedolaeth CChC; Loteri; Archwilio Cymru ISA260; Y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ISA260. Diolchodd EW i'r Tîm Cyllid am eu gwaith ar gynhyrchu'r cyfrifon yn brydlon a diolchodd am y cyfraniadau ehangach gan y timau Corfforaethol, Gwybodaeth a Chyfathrebu.

Tynnodd EW sylw at y pwyntiau allweddol yn y papur clawr a’r broses ISA315 newydd. Roedd y dogfennau wedi'u hadolygu gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a nododd fod y cyfrifon wedi'u cwblhau i raddau helaeth yn foddhaol ond bod angen rhai addasiadau naratif ynghylch yr archwiliad o gronfa bensiwn llywodraeth leol.

Cadarnhaodd SW o Archwilio Cymru fod yr archwiliad o'r gronfa bensiwn i roi sicrwydd eto i’w gwblhau gan fod anghysondeb wedi'i ganfod ac nad oedd dwy set o wybodaeth wedi'u cadarnhau. Roedd hyn yn cynnwys dau sampl ar hap a gymerwyd gan staff Chwaraeon Cymru. Nid oedd profion sampl pellach wedi canfod unrhyw anghysondebau pellach a hyd yma ni ellid egluro’r broblem felly roedd Archwilio Cymru wedi cyfeirio ymchwiliad at gyflenwr meddalwedd y gronfa bensiwn a’r actiwari AON. Hyd nes byddai'r anghysondeb wedi'i ddatrys, ni allai Archwilio Cymru ardystio'r cyfrifon.

Roedd yr wybodaeth wreiddiol a roddwyd i’r gronfa bensiwn gan Chwaraeon Cymru yn ffeithiol gywir, a’r gobaith oedd y byddai’r cyflenwr meddalwedd yn datrys y mater yn gyflym. Roedd yr Aelodau’n rhwystredig bod hwyrni gwaith Archwilio Cymru yn golygu na allai’r mater fod wedi’i ddatrys mewn da bryd cyn i’r cyfrifon gael eu cymeradwyo. Cadarnhaodd Archwilio Cymru ei fod yn ymddangos bod hwn yn ddigwyddiad unigryw heb fawr o gynsail, os o gwbl (ac eithrio mater McCloud yn 2018/19) ac nad oedd yn cynnwys unrhyw sefydliad arall. Byddai effaith hyn yn cael ei asesu gan yr actiwari.

Bu oedi hefyd gydag adolygiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol er ei fod i fod i gael ei orffen mewn pryd ar gyfer y cyfarfod hwn. Nid oedd achos yr oedi yn hysbys er bod amheuaeth bod anghysondeb y cynllun pensiwn naill ai wedi tynnu sylw eu staff neu wedi achosi ailflaenoriaethu. Oherwydd dyddiadau toriad y Senedd, ni fyddai cyfrifon y Loteri yn cael eu gosod gerbron y Senedd tan ar ôl 16 Hydref.

Gan nad oedd yr anghysondeb yn effeithio ar Ymddiriedolaeth Cyngor Chwaraeon Cymru, cymeradwyodd yr Aelodau y cyfrifon hyn.

CAM GWEITHREDU: Rhoi awdurdod i gymeradwyo’r Cyfrifon Statudol, Cyfunol a Loteri i’r 

Cadeirydd gyda’r trothwy perthnasedd.   

6.2 Adroddiad Cyllid Mis 5 2022/23 – SW(23)35

Roedd Chwaraeon Cymru wedi talu'r taliad untro anghyfunol o £1,500 i staff (gan gynnwys staff Plas Menai a oedd yn bodloni meini prawf y cyfnod o amser). Roedd hyn wedi cymryd y gwarged a gofnodwyd yn flaenorol.

Roedd yr adolygiadau cyllideb yn barhaus, gan gynnwys edrych ar wariant yn ystod y flwyddyn ac unrhyw risgiau, ynghyd â dechrau cynnar ar 2024/25. Parhaodd Gwarant y Goron fel mater parhaus, a byddai ei ddatrys yn helpu sefyllfa ariannol Chwaraeon Cymru yn aruthrol.

Ym mis Chwefror byddai trwydded y Loteri Genedlaethol yn newid i Allwyn a byddai dosbarthwyr y Loteri yn derbyn diweddariad ar hyn yn fuan.

Roedd y PSG wedi’i alw i gyfarfod ar fyr rybudd ar 26 Medi ynghylch cyllideb Llywodraeth Cymru ar gyfer 2024/25.

O ran unrhyw ddyfarniad cyflog i staff eleni, roedd 2% wedi'i gynnwys yn y gyllideb, ond nid oedd unrhyw beth mwy wedi'i gynnwys yn y gyllideb.

7. Adroddiadau Grwpiau’r Bwrdd a’r Pwyllgorau Sefydlog

7.1 Crynodeb o gyfarfodydd y Pwyllgorau a’r Is-grwpiau – SW(23)36

Roedd yr adroddiad yn crynhoi'r materion allweddol a'r penderfyniadau a wnaed gan y cyfarfodydd hyn ers cyfarfod blaenorol y Bwrdd ym mis Gorffennaf. Nododd yr Aelodau yr adroddiad ac ni chodwyd unrhyw faterion.

7.2 Aelodaeth y Bwrdd o Bwyllgorau ac Is-grwpiau – SW(23)37

Nodwyd y newidiadau i aelodaeth y pwyllgorau a'r grwpiau hyn. Roedd Phil Tilley wedi mynychu'r Grŵp Buddsoddi Cyfalaf Strategol fel gwestai felly ni ddylid cyfeirio ato fel aelod ffurfiol o'r grŵp hwnnw.

8. Unrhyw Fater Arall

Ymchwilio i gynnal cyfarfod Bwrdd mewn lleoliad yng Ngorllewin Cymru yn ystod y flwyddyn sydd i ddod.

9. Dyddiadau'r cyfarfodydd nesaf: 24 Tachwedd 2023

16 Chwefror, 17 Mai, 12 Gorffennaf, 20 Medi, 22 Tachwedd 2024

Trefnwyd i gymeradwyo’r cofnodion gan y Bwrdd yn ei gyfarfod nesaf ar 22 Tachwedd 2023.

Cymeradwywyd y cofnodion gan y Bwrdd ar 22 Tachwedd 2023.